Trenutna situacija v zvezi s Korona virusom – pomembna informacija za projekte

Trenutna situacija, v kateri smo se znašli zaradi širjenja COVID-19 virusa, zahteva od vseh nas hitro in predvsem fleksibilno prilagoditev nastalim okoliščinam. Iz tega razloga smo tudi v okviru Organa upravljanja in Skupnega sekretariata prilagodili delovne procese ter sprejeli določene ukrepe, ki so nujni za uspešno nadaljevanje izvajanja programa in projektov. Iz tega razloga smo pripravili sledeče usmeritve za izvajanje projektnih aktivnosti.

V skladu s priročnikom o izvajanju projektov za upravičence – 4. del: Upravičenost izdatkov, stroški, vezani na potovanja in nastanitve (neuporabljene vozovnice) ali organizacijo prireditev (pogostitev itd.), ki se niso izvedle, niso upravičeni.

V teh posebnih okoliščinah boste projektni partnerji zaradi razmer COVID-19 morda prisiljeni odpovedati potovanja in dogodke, ki so povezani s projektom. S tem povezani stroški (npr. vozovnice za potovanje, predhodno plačane nastanitve, storitve za organizacijo/izvedbo dogodkov) se lahko smatrajo kot upravičeni, če aktivnost (potovanje ali dogodek) ni bila izvedena:

  • zaradi omejitev potovanja, ki jih določijo WHO, regionalni/nacionalni organi ali so bila določena na ravni partnerske organizacije,
  • zaradi odpovedi s strani gostiteljske/organizacijske strukture,
  • zaradi upravičenih zdravstvenih stanj v zvezi z virusom COVID-19 (simptomi ali potrditev bolezni) osebe, ki naj bi potovala.

Zgoraj navedeni stroški se lahko sprejmejo kot upravičeni le, če jih ni mogoče povrniti na noben drug način. V primeru, da so bili stroški že povrnjeni z drugimi sredstvi (zavarovanja, letalske družbe itd.), jih v okviru programa ni mogoče uveljavljati.

Predstavljene določbe se nanašajo na vse vrste projektov in se bodo uporabljale za vse primere, v skladu z zgoraj navedenimi določbami, ki so že nastale zaradi stanja COVID-19 in bodo veljale do preklica s strani organa upravljanja,  ko se stanje COVID-19 izboljša.

V zvezi z izvajanjem aktivnosti s fizično udeležbo priporočamo, da poskusite nadaljevati z izvajanjem projektnih aktivnosti, kot je bilo prvotno načrtovano, ter prilagodite aktivnosti, načrtovane v naslednjih mesecih, trenutnim razmeram. Glede na to, da ne vemo, kdaj se bo stanje normaliziralo, je pomembno, da zamude pri izvajanju projektov čim bolj omejimo. Glede na nenehno spreminjajoče se razmere, Organ upravljanja/Skupni sekretariat priporoča, da se za prihodnja potovanja in dogodke uporabijo prilagodljive možnosti rezervacije in pogodbeni dogovori, ki omogočajo vračilo denarja v primeru odpovedi. V izogib negativnemu vplivu na izvajanje projekta, je priporočljivo nadomestiti odpovedane sestanke ali kjer je to mogoče, organizirati prihodnja srečanja z on-line sestanki/videokonferencami. Za izvedbo dogodkov pomislite na kakšno drugo obliko izvedbe projektnih aktivnosti/promocijo rezultatov projekta (npr. ciljne spletne promocijske kampanje, videoposnetke, spletno predstavitev rezultatov, uporabo socialnih omrežij in spletnih strani…). Morebitna prilagoditev projektnih aktivnosti se sporoči  relevantni skrbnici pogodbe Skupnega sekretariata. Priporočamo, da se dogodki, ki jih je treba izvesti s prisotnostjo udeležencev in se pričakuje, da bo število udeležencev preseglo 100 oseb, odložijo za vsaj 3 mesece. Morebitno podaljšanje projektov, zaradi teh zunanjih okoliščin, bo obravnavano od primera do primera.

Ker je v tovrstnih usmeritvah nemogoče zajeti vse primere, vas ponovno pozivamo, da se v primeru vprašanj vezanih na izvajanje projektnih aktivnosti, preko poštnega predala v eMS, obrnete na skrbnika/ico ESRR pogodbe oziroma nas pokličete po telefonu med 9. in 15. uro.

Vse nadaljnje informacije in morebitni napotki bodo objavljeni na spletni strani programa.

Vodilne partnerje projektov vljudno prosimo, da to sporočilo posredujejo vsem projektnim partnerjem. Poleg tega se ta komunikacija zagotovi tudi prvostopenjski kontroli.

Obvestilo vezano na COVID-19

Obveščamo vas, da bomo zaposleni v okviru Organa upravljanja in Skupnega sekretariata čezmejnega programa Interreg SI-AT zaradi nastalih okoliščin vezanih na COVID-19, od ponedeljka, 16. 3. 2020 pa vse do preklica, delo opravljali od doma, s čimer želimo zagotoviti, da bi zadeve kljub nastalim okoliščinam lahko potekale čimbolj tekoče.

Za vprašanja vezana na izvajanje in spremljanje projektov smo dosegljivi preko uporabniških imen skrbnikov ESRR pogodb v sistemu eMS (pošta). Vse ostale zadeve rešujemo preko elektronske pošte si-at.svrk@gov.si oziroma preko telefona med 9. in 15. uro.

Vse nadaljnje informacije in morebitni napotki bodo objavljeni na spletni strani programa.

V upanju, da se zadeve čimprej ponovno normalizirajo vas lepo pozdravljamo.

Organ upravljanja in Skupni sekretariat Interreg V-A Slovenija-Avstrija