Update zur Coronavirus-Situation – wichtige Informationen für unsere Projekte

Die gegenwärtige Situation, in der wir die Ausbreitung des COVID-19-Virus erleben, erfordert, dass wir uns alle schnell und vor allem flexibel den entstandenen Umständen anpassen. Aus diesem Grund haben wir auch unsere Arbeitsprozesse innerhalb der Verwaltungsbehörde und des Gemeinsamen Sekretariats angepasst und bestimmte Maßnahmen getroffen, die für die erfolgreiche Fortsetzung der Umsetzung des Programms und der Projekte erforderlich sind. Aus diesem Grund haben wir die folgenden Richtlinien für die Durchführung von Projektaktivitäten vorbereitet.

In Übereinstimmung mit dem Handbuch für Begünstigte – Teil 4: Förderfähigkeit der Ausgaben, sind Kosten für Reisen und Unterkunft (nicht verwendete Tickets) oder für die Organisation von Veranstaltungen (Catering, usw.), die nicht stattgefunden haben, nicht förderfähig.

Unter diesen besonderen Umständen könnten die Projektpartner aufgrund der COVID-19-Situation gezwungen sein, projektbezogene Reisen und Ereignisse abzusagen. Die damit verbundenen Kosten (z. B. Reisetickets, vorausbezahlte Unterkunft, Veranstaltungsdienste) könnten als förderfähig akzeptiert werden, wenn die Aktivität (Reise oder Veranstaltung):

  • aufgrund von Reisebeschränkungen, die von der WHO, regionalen/nationalen Behörden oder auf Ebene der Partnerorganisation festgelegt wurden, nicht stattgefunden hat;
  • aufgrund einer Stornierung von der Gastgeber-/Organisationsstruktur, nicht stattgefunden hat;
  • aufgrund medizinischer oder persönlicher Einschränkungen, die direkt aus dem COVID-19-Virus resultieren (z. B. Symptome, Bestätigung der Krankheit, Quarantänemaßnahmen) der Person, die reisen sollte, nicht stattgefunden hat.

Die oben genannten Kosten können nur dann als förderfähig anerkannt werden, wenn sie auf keine andere Weise erstattet werden können. Falls die Kosten bereits auf andere Weise erstattet wurden (Versicherungen, Luftfahrtunternehmen, usw.), können sie im Rahmen des Programms nicht geltend gemacht werden.

Die vorgelegten Bestimmungen betreffen alle Arten von Projekten und werden in Übereinstimmung mit den oben genannten Bestimmungen für alle Fälle angewendet, die aufgrund der COVID-19-Situation bereits eingetreten sind und bis zum Widerruf durch die Verwaltungsbehörde gültig sind, wenn sich die COVID-19-Situation verbessert.

In Bezug auf die Durchführung von Aktivitäten mit physischer Anwesenheit empfehlen wir, weiterhin die ursprünglich geplanten Projektaktivitäten durchzuführen oder die in den kommenden Monaten geplanten Aktivitäten an die aktuelle Situation anzupassen. Da wir nicht wissen, wann sich die Situation wieder normalisieren wird, ist es wichtig, Verzögerungen bei der Projektumsetzung zu reduzieren. Da sich die Situation ständig ändert, empfiehlt die Verwaltungsbehörde/das Gemeinsame Sekretariat für zukünftige Reisen und Veranstaltungen, flexible Buchungsoptionen und vertragliche Vereinbarungen zu nutzen, die erstattungsfähige Stornierungen ermöglichen. Um negative Auswirkungen auf die Projektumsetzung zu vermeiden, wird empfohlen, abgesagte Besprechungen zu ersetzen oder zukünftige Besprechungen nach Möglichkeit durch Online-Besprechungen/Videokonferenzen zu organisieren. Denken Sie bei Veranstaltungen an eine andere Form der Umsetzung der Projektaktivitäten/Vorstellung der Projektresultate nach (z. B. gezielte Online-Werbekampagnen, Videos, Online-Präsentation der Resultate, Nutzung sozialer Medien und Internetseite…). Die mögliche Anpassung der Projektaktivitäten ist dem jeweiligen Vertragsverwalter des Gemeinsamen Sekretariats mitzuteilen. Wir empfehlen Veranstaltungen, die mit Teilnehmern durchgeführt werden müssen und eine Teilnehmerzahl von mehr als 100 Personen erwarten, um mindestens 3 Monate zu verschieben. Eine eventuelle Verlängerung von Projekten, aufgrund der äußeren Umstände, wird von Fall zu Fall behandelt.

Da es nicht möglich ist, alle derartigen Fälle abzudecken, bitten wir Sie erneut, sich bei Fragen im Zusammenhang mit der Durchführung von Projektaktivitäten per Mail im eMS an Ihren EFRE-Vertragsverwalter zu wenden oder uns zwischen 9.00 und 15.00 Uhr anzurufen.

Alle weiteren Informationen und Anleitungen werden auf der Programmwebsite veröffentlicht.

Die Lead Partner werden gebeten, diese Mitteilung an alle Projektpartner weiterzuleiten. Darüber hinaus wird diese Mitteilung auch der Kontrolle auf erster Ebene zur Verfügung gestellt.